MICROSOFT EXCEL

Pengenalan Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System.

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Fungsi Microsoft Excel

1.      Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2.      Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3.      Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4.      Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5.      Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6.       Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

Istilah-istilah dalam Excel

1.      Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yang dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

2.      Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3.      Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4.      Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5.      Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

6.      Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7

7.      Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

8.      Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7

Menulis Rumus
1. Operasi Logika
            Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :

a)    =          artinya sama dengan

b)    >          artinya lebih besar dari

c)    <          artinya lebih kecil dari

d)    >=       artinya lebih besar atau sama dengan

e)     <=      artinya lebih kecil atau sama dengan

f)     <>       artinya tidak sama dengan

2.  Menggunakan Fungsi
            Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

·         Fungsi Logika
      Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :

a)    Fungsi If
Bentuk penulisannya  =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh  =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))

b)    Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan

c)     Fungsi VALUE
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya  =VALUE(text)

d)    Fungsi FIND
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari

penulisannya  =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)

e)     Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya  =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)

f)        Fungsi LEFT atau RIGHT
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string

 penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)

g)    Fungsi REPLACE
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter).
penulisannya  =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)

h)    Fungsi CONCATENATE
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string
penulisannya  =CONCATENATE(text1,text2,…)

·          Fungsi Tabel

a)    Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP

      digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya  =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

·         Fungsi yang sering digunakan

a)    Fungsi Sum
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya  =SUM(number1,number2,..)

b)     Fungsi Average
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya  =average(number1,number2,…)

c)    Fungsi Max
Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya  =max(number1,number2,…)

d)    Fungsi Min
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya  =max(number1,number2,…)

e)    Fungsi Count
Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih

f)       Fungsi Stedev
Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya  =stedev(number1,number2,…)

g)    Fungsi Var
Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya  =var(number1,number2,…)